PRIVACYREGLEMENT

Kraamzorg Noelle
van Egmondstraat 27 | 2274 CS Voorburg | info@kraamzorgnoelle.nl | 06-38534531

Artikel 1. Algemeen
Kraamzorg Noelle zorgt ervoor dat met (bijzondere) persoonsgegevens van cliënten zorgvuldig wordt omgegaan. Wij houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Met dit privacyreglement willen wij u nader informeren over ons beleid.

Artikel 2. Definities
Persoonsgegevens: alle gegevens door middel waarvan de cliënt kan worden geïdentificeerd. Gegevens met betrekking tot de gezondheid van betrokkene(n) worden als ‘bijzondere persoonsgegevens’ aangemerkt.
Verantwoordelijke: de verwerkingsverantwoordelijke voor dit privacyreglement van Kraamzorg Noelle, zoals bedoeld in artikel 4 lid 7 van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Verwerking/verwerken: een bewerking van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procédés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.
Verwerker: degene die ten behoeve van de Verwerking van persoonsgegevens zorgdraagt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen, zoals hulppersonen die namens de verantwoordelijke zijn ingeschakeld.
Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, in het algemeen de patiënt.
Uitvoeringswet: de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Verordening: verordening (EU) 2016/679 van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (PbEU 2016, L 119).
Privacyreglement: dit document.

Artikel 3. Hoe komen we aan de gegevens?
Persoonsgegevens zijn afkomstig of afgeleid van gegevens die mondeling en schriftelijk worden verstrekt door de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger.
Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt door de zorgverzekeraar, de huisarts, verloskundige, andere behandelaars, specialisten, hulpverleners of andere dan de voornoemde personen of instanties.

Artikel 4. Hoe en waarom verwerken wij gegevens?
Verwerking gebeurt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is. Daarnaast geschiedt de verzameling van persoonsgegevens voor bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk, kwalitatief onderzoek of statistische doeleinden wordt niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd.
De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

• toestemming van de betrokkene (middels een actief en vink teken toestemmingsformulier);
  
• het aangaan en uitvoeren van een behandelingsovereenkomst;
  
• het vrijwaren van een vitaal belang van een persoon, zoals noodgevallen;
  
• het behartigen van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of van een derde (bijvoorbeeld de bedrijfscontinuïteit);
  
• noodzaak om een wettelijke verplichting van de overeenkomst met de betrokkene na te komen.
  

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij – gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt – toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is.

Kraamzorg Noelle verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Zorg voor de betrokkene;
  
• Informatie aan contactpersonen van betrokkene(n);
  
• Financiële administratie;
  
• Managementinformatie en kwaliteitsdoeleinden.
  

Artikel 5. Voorwaarden voor toestemming

De verantwoordelijke kan aantonen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking.
De betrokkene kan een gegeven toestemming altijd weer intrekken.

Artikel 6. Andere gegevens
Geanonimiseerde gegevens vallen niet onder de werking van dit privacyreglement.

Artikel 7. Om welke gegevens gaat het?
Verwerking kan zien op de volgende gegevenscategorieën:

Naam, voornamen, voorletters, titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede betaalgegevens van de betrokkene;
Een administratienummer dat gekoppeld is aan het zorgdossier van betrokkene;
De persoonlijke toestemmingsverklaring voor het gebruiken, verwerken of verstrekken van persoonsgegevens;
Gegevens als bedoeld onder a van behandelaars die over het welzijn en de gezondheid van de betrokkene worden ingelicht;
Informatie m.b.t. de relevante medische en obstetrische achtergrond van de betrokkene, zoals geboortedatum;
Andere bijzondere persoonsgegevens met het oog op de goede zorg voor de betrokkene, zoals geboortedatum;
Informatie over het berekenen, vastleggen en innen van de vergoeding van de behandeling;
Informatie over de verzekering van de betrokkene, waaronder het verzekeringsnummer en het Burgerservicenummer;
Klachten en opmerkingen over de zorg van betrokkene;
Andere gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor een juiste behandeling en afhandeling van de zorg.

Artikel 8. Informatieplicht
Voordat de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, deelt zij de betrokkene en/of diens wettelijke vertegenwoordiger mee:

• Wie verantwoordelijk is voor de verwerking met contactgegevens;
  
• Waarom bepaalde, concrete persoonsgegevens verwerkt zullen worden;
  
• Welke van toepassing, de contactgegevens van de functionaris voor de gegevensbescherming;
  
• Op welke manier de persoonsgegevens worden verwerkt;
  
• De periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen, of, indien dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
  
• Alle andere informatie die met het oog op de zorgvuldigheid moet worden verstrekt. Dat betekent ook: Des te gevoeliger de persoonsgegevens des te verantwoordelijker wil informeren hoe deze zorgvuldig worden gehanteerd.
  

Als persoonsgegevens via een derde worden opgevraagd, of aan een derde worden geleverd, dan wordt op dezelfde wijze voldaan aan de informatieplicht, vóórdat de persoonsgegevens worden verkregen of geleverd, tenzij dit alleen met onevenredige inspanning kan worden gedaan.

Artikel 9. Recht op inzage
De betrokkene heeft het recht om diens persoonsgegevens in te zien en kan de volgende gegevens opvragen:

• Een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens;
  
• Alle beschikbare gegevens omtrent de herkomst van de persoonsgegevens;
  
• Een overzicht van de gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
  
• Een overzicht van ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens zijn of zullen worden verstrekt;
  
• De periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
  

De betrokkene heeft ook op rectificatie, het recht op verwijdering, het recht op beperking van de verwerking
en het recht om bezwaar te maken op grond van de volgende redenen:

• De verzoeker is geen betrokkene is zijn/haar verzoek heeft geen betrekking op gegevens die alleen op de verzoeker betrekking hebben;
  
• De verzoeker (in de leeftijd) van 16 jaar nog niet bereikt en/of zonder curatele gesteld is;
  
• Verantwoordelijke heeft reeds kortgeleden aan een vergelijkbaar verzoek van dezelfde verzoeker gehoor gegeven;
  
• Bescherming van de betrokkene of de rechten en vrijheden van anderen;
  
• Vanwege de voorkoming van de staat, en/of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.
  

Artikel 10. Afwijzing

De betrokkene heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die hem betreffen. De verwerking wordt bij bezwaar gestaakt door de verantwoordelijke.
De betrokkene heeft het recht om van de verantwoordelijke onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen.
De betrokkene heeft het recht van de verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen.
Daarnaast is de verantwoordelijke verplicht zonder onredelijke vertraging deze te wissen wanneer de betrokkene zijn toestemming heeft ingetrokken of de verantwoordelijke de persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld of verwerkt.
De betrokkene heeft indien de juistheid van de persoonsgegevens door hem wordt betwist het recht van de verantwoordelijke om beperking van de verwerking te verkrijgen.
De betrokkene heeft het recht de hem betreffende persoonsgegevens, die hij aan de verantwoordelijke heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.

Artikel 11. De uitoefening van rechten door betrokkene
De verantwoordelijke neemt passende maatregelen zodat de betrokkene de communicatie of informatie omtrent de rechten zoals beschreven in dit privacyreglement op een beknopte, transparante en toegankelijke wijze en in duidelijke bewoordingen ontvangt.

Artikel 12. Toegang tot en ontvangers van persoonsgegevens
Toegang tot persoonsgegevens hebben in beginsel slechts degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de behandeling van de betrokkene, voor zover die toegang nodig is voor hun werkzaamheden.

Softwareleveranciers zonder verwerkersovereenkomst hebben zelf geen toegang tot persoonsgegevens en laten geen cookies achter in hun programma.
Wanneer een verwerking namens de verantwoordelijke wordt uitgevoerd, mag de verantwoordelijke uitsluitend een beroep op verwerkers die afdoende garanties afgeven dat de persoonsgegevens worden verwerkt conform de eisen van de uitvoeringswet of daarop gebaseerde regelgeving.

Voor het overige kunnen aan de volgende personen en instanties worden verleend/persoonsgegevens worden verstrekt:

• Onderzoekers als bedoeld in artikel 7:458 van het Burgerlijk Wetboek;
  
• Zorgverzekeraars voor zover noodzakelijk met het oog op de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst;
  
• Anderen die belast zijn met het innen van vorderingen voor zover toegang/verstrekking noodzakelijk is en het geen medische gegevens betreft;
  
• Anderen, wanneer de grondslag van de verwerking gelegen is: Toestemming van de betrokkene;
  
• Een noodzaak om een wettelijke verplichting na te komen;
  
• Het vrijwaren van een vitaal belang van de betrokkene.
  

Anderen, wanneer de verdere verwerking voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden geschiedt, indien de verantwoordelijke nodige maatregelen heeft getroffen om te zorgen dat de verwerking uitsluitend ten behoeve van deze doeleinden geschiedt.

Artikel 13. Verwerkingsregister
De verantwoordelijke houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dit register bevat de volgende gegevens:

• De naam en contactgegevens van de verantwoordelijke en van de functionaris voor de gegevensbescherming;
  
• De verwerkingsdoeleinden;
  
• De categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
  
• De categorieën van ontvangers aan wie persoonsgegevens worden verstrekt;
  
• De beoogde termijn van bewaring van persoonsgegevens voor zover mogelijk;
  
• Een beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen.
  

Artikel 14. Melding inbreuk
Indien een incident in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden deelt de verantwoordelijke dit – indien en voor zover wettelijk vereist – zo spoedig mogelijk nadat zij hiervan op de hoogte is mee aan de betrokkene en de Autoriteit Persoonsgegevens.

De melding in het bedoelde melding bevat ten minste:

• De aard van de inbreuk;
  
• De waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
  
• De maatregelen die de verantwoordelijke als gevolg van de inbreuk heeft getroffen;
  
• Een contactpunt voor nadere informatie.
  

Artikel 15. Bewaartermijnen

Medische gegevens die zijn verkregen om een behandelingsovereenkomst aan te gaan of te vervullen worden 15 jaar bewaard. De verantwoordelijke is niet gehouden tot langere bewaartermijnen dan bij wet, in het bijzonder artikel 7:454 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek, verplicht.
Andere persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij werden verwerkt. Als die persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd.

Artikel 16. Geheimhouding
De verantwoordelijke, de verwerker en iedereen die onder gezag van de verantwoordelijke toegang heeft tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens.
Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens geldt dat iedereen die ze verwerkt een geheimhoudingsplicht heeft. Deze vloeit voort uit het ambt, het beroep of uit de arbeidsovereenkomst met de verantwoordelijke.

Artikel 17. Beveiliging
De verantwoordelijke moet zorgen voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.
‘Passend’ betekent dat de beveiligingsmaatregelen die getroffen worden passen bij het risico dat de persoonsgegevens onzorgvuldig of onrechtmatig (verder) worden verwerkt en de schade die daaruit zou vloeien. De getroffen maatregelen moeten ervoor zorgen dat:

• Uitsluitend bevoegde personen toegang tot persoonsgegevens hebben;
  
• De persoonsgegevens correct zijn en niet verloren gaan;
  
• De persoonsgegevens zonder belemmering beschikbaar zijn voor rechtmatige Verwerking volgens de afspraken binnen de organisatie.
  

In alle gevallen draagt de verantwoordelijke zorg voor het informatiebeveiligingsbeleid en draagt dit beleid uit binnen Kraamzorg Noelle.

Artikel 18. Slotbepalingen
De verantwoordelijke aanvaardt niet meer verplichtingen dan waartoe zij op grond van de wet gehouden is, tenzij schriftelijk anders overeengekomen met de betrokkene.
De betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Wijzigingen in dit privacyreglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in het privacyreglement zijn van kracht ten opzichte van betrokkene(n) nadat betrokkene(n) van die wijziging op de hoogte zijn gesteld.
Dit privacyreglement is per 25-05-2018 in werking getreden en op de website van Kraamzorg Noelle in te zien.